АудитЭкоконс
На рынке услуг с 1999 года
×

Статья об инвентаризации для собственников или введение в инвентаризацию. Аспекты независимой инвентаризации. часть 2

Недостачи, излишки: причины и последствия

Недостача – уже украли, излишки – собираются украсть. Но так не всегда. Причины: отсутствие контроля, халатность, мошенничество, неверные управленческие решения. Инвентаризация в ресторане.

Инвентаризация проведена, выявлены недостачи или излишки, важно разобраться в причинах их возникновения. Можно руководствоваться следующим эмпирическим правилом:

Излишки – это то, что собираются украсть. А недостача – это, скорее всего, то, что уже украли.

Не всегда это верно, особенно на производстве, но если есть излишки, то рано или поздно их захотят украсть, тем более что это вроде и не кража лишнее, ничье.

Из нашей практики:

На заводе по производству телевизоров инвентаризация, проведенная службой внутреннего аудита холдинга, выявила в цехе штамповки пластмассовых изделий большое количество неучтенных мешков – сырья пластмассовой крошки. Как выяснилось, были завышены нормы расхода материалов. В этом не было злого умысла. Цех штамповки появился недавно. Раньше технологи со штамповкой изделий из пластмассы не работали. Расход пластмассы в период освоения был, естественно, завышен (люди учились), а потом, когда цех вышел на штатный режим, не был пересмотрен.

Недостаточная компетентность, без злого умысла? Сначала да. Показательно, что послужило причиной инвентаризации: рядом с этим заводом, буквально через стену, был расположен другой завод, где тоже производилась штамповка из пластмассы. Мастер первого завода обратился к руководству второго завода с предложением продать им по заниженной цене пластмассовую крошку (сырье). Оплата должна была идти «черным налом». Руководство второго завода обратилось к владельцу с просьбой согласовать эту оплату. Владелец второго завода был знаком с владельцем первого завода и рассказал об этом предложении. Почему он это сделал, ему поступило вроде бы выгодное предложение? Он понял, что точно так же его работники могут воровать сырье и предлагать его первому заводу. Оба владельца это обсудили и договорились, что они не будут покупать ворованное друг у друга – это не выгодно им обоим.

Заметим, что эта ситуация возникла по нескольким причинам: завышенные нормы расхода; списание израсходованного материала не по факту, а по нормам.

То есть изначально причина была, в том числе и в учетных регламентах – если идет списание по нормам, то критически важным становится реальность этих норм. Чтобы они были реальными, необходимо периодически их подтверждать и проводить даже не инвентаризацию, а просто примерную оценку остатков сырья в цехе: если нормы занижены, мастер об этом сам скажет, а если завышены, то излишки будут накапливаться (что и произошло).

Излишки – это тоже материал, закупленный и оплаченный заводом. Но отсутствие контроля и неучтенность создали впечатление, что они ничьи и их можно украсть. Это соблазн для самого честного человека. Впрочем, неучтенные остатки не обязательно вызовут желание их присвоить – для этого надо, чтобы они имели потенциальную ценность. Договоренность двух владельцев заводов как раз лишила эти остатки ценности: других покупателей рядом нет – зачем воровать? Хотя от бесхозяйственности это не спасет.

Иногда недостачи являются следствием неверных управленческих решений, вроде бы не связанных с учетом.

Из нашей практики:

На сталелитейном заводе инвентаризация незавершенного производства выявила недостачу стальных отливок. Расследование показало, что начальник цеха приказал не оформлять часть актов о браке (одним из показателей, по которым оценивалась работа цеха, был процент брака). При этом негодные, но не оформленные как брак детали возвращались на шихтовый двор, приходовались по весу лома, как и полагается. Никакого хищения не было. В результате занижения процента брака произошло искажение бухгалтерского учета: росла незавершенка и незначительно прибыль. Данная ситуация продолжалась более года, и если провести весь неоформленный брак одновременно, то финансовые показатели будут с убытком, что станет проблемой для получения кредитов.
Проблема при расхождениях, вызванных непродуманными управленческими решениями или некорректными учетными регламентами, заключается в том, что они накапливаются и оказывают существенное влияние на финансовые показатели, их трудно разом исправить.

Некоторые результаты инвентаризации могут быть признаками того, что в организации более серьезные проблемы, чем выявленные расхождения.

Из нашей практики:

Результаты инвентаризации в ресторане показали, что имеются излишки спиртного. Означает ли это, что бармен не доливает напитков клиентам? Нет, это означает совсем другое, гораздо более опасное: бармен через бар продает спиртное, купленное самостоятельно. Естественно, эта выручка не сдавалась в кассу, а оставалась у него. Если учесть, что ресторанная наценка составляет не менее 100% (грубо говоря, спиртное в баре ресторана стоит минимум вдвое дороже, чем в магазине), то получается, что бармен ворует даже не прибыль, а выручку ресторана. Если излишки обнаружены на кухне ресторана, то схема та же самая, только имеется сговор между поварами и официантами.
В ресторане дежурная ситуация, когда при инвентаризации обнаруживается небольшая недостача, – это и естественная порча продуктов, и воровство – мелкое, не угрожающее бизнесу.

Как мы видим, за недостачами и излишками могут скрываться весьма нетривиальные проблемы, выявить которые может только расследование. Стоит заметить, что функция расследования причин не входит в задачу независимых инвентаризаторов, их задача только выявить расхождения.

Дежурные ошибки при проведении инвентаризации. Последствия для собственника бизнеса

Редкий случай без ошибок. Надежда и спасение мошенников: подчистки, исправления, дополнения. Сохранность описей. Зачем сейф нужно опечатывать. Перечень ошибок.

Редкий реферат или статья об инвентаризации обходят эту тему. Нарушения описаны и на сайте нашей фирмы ООО МАКФ «Аудитэкоконс» (www.aeko.ru). Я перечислю их еще раз в этой статье в виду их исключительной важности. Об этих дежурных нарушениях знают все, в том числе и мошенники. Редко бывает, что при проведении инвентаризации не было хотя бы одного из них. При наличии хотя бы одного нарушения инвентаризацию можно признать недействительной. И виновное лицо нельзя будет привлечь к ответственности – ни к материальной, ни к уголовной. Нередко данные нарушения допускаются преднамеренно: подчистки, исправления, дополнения. Поэтому особое значение имеет сохранность инвентаризационных описей. Если инвентаризация длительная и проходит с перерывами, инвентаризационные описи должны закрываться в сейфы под ключ и опечатываться, чтобы не было возможности исказить данные инвентаризации. Но обычно это требование не выполняется, и злоумышленники имеют доступ к ведомостям, могут их испортить или специально внести изменения, чтобы позже оспорить результаты инвентаризации.

Дежурные ошибки при инвентаризации:

— Приказ руководителя на проведение инвентаризации отсутствует либо оформлен с существенными нарушениями требований законодательства (не указаны сроки проведения инвентаризации, состав комиссии, перечень имущества).

— При проведении инвентаризации отсутствуют материально-ответственные лица. С некоторыми из них не заключены договоры о материальной ответственности.

— Инвентаризация некоторых объектов и участков происходит со слов материально-ответственных лиц и работников организации.

— Заполняются не все графы в инвентаризационных описях.

— Вносимые изменения не отражены во всех экземплярах инвентаризационных описей и подписаны не всеми членами комиссии.

— Отсутствие контроля поступления и выбытия материальных ценностей во время проведения инвентаризации.

— В случае перерыва в проведении инвентаризации (ночь, обед) склады не опечатаны, а инвентаризационные описи хранятся не в сейфе или другом недоступном месте.

— У материально-ответственных лиц не взяты расписки о том, что все приходные и расходные документы представлены в бухгалтерию.

— Инвентаризационная опись составлена в одном экземпляре.

— Документально подтверждено отсутствие хотя бы одного члена комиссии во время проведения инвентаризации.

— Включаются в состав инвентаризационной комиссии материально-ответственные лица (по факту инвентаризируют сами себя).

Налоговые и финансовые последствия инвентаризации

Заказчик не подписывает. Налоговые последствия. Недостачи и излишки. Пересортица. Тридцать синих и зеленых пылесосов. Как выйти из ситуации?

Итак, инвентаризация проведена, составлен акт, но заказчик не подписывает его и не признает результаты. Проблема в том, что постановка на учет результатов инвентаризации влечет налоговые последствия. Если следовать букве закона, то надо сделать следующее:

— Выявленные излишки ставятся на баланс по рыночной цене, и эта сумма увеличивает налогооблагаемую прибыль (является внереализационным доходом).

— Выявленные недостачи сверх норм естественной убыли (они есть, как правило, только для продуктов питания) либо возмещаются за счет виновных лиц, либо списываются на убытки, но эти убытки не уменьшают налогооблагаемую прибыль.

Выходит, что если выявлены факты недостачи или излишков, – налог на прибыль только возрастет. Понятно, что финансовые службы организации не хотят отражать эти результаты в учете. Увеличатся налоги, и у банка будут вопросы к балансу организации. Тем более что на производстве причины недостач и излишков могут быть заложены в положениях учетной политики.

Пересортица представляет промежуточный случай: ее можно рассмотреть как излишек одного товара и недостачу другого – в этом случае налог на прибыль возрастет; с другой стороны, ее можно отразить в учете по разнице сумм, но тогда при налоговой проверке есть риск того, что проверяющие посчитают это нарушением.

Из нашей практики:

Оптовый склад бытовой техники. При инвентаризации выявлена пересортица – недостача тридцати пылесосов в синем корпусе и излишек в размере тридцати пылесосов в зеленом корпусе. Тридцать пылесосов – это как раз одна палета, так что, скорее всего, при отгрузке кладовщик или грузчики перепутали и взяли не ту палету – перед новогодними праздниками идет активная отгрузка, в том числе ночью, в полумраке перепутать цветовую маркировку легко.
В данном случае организации повезло, что пылесосы были одной марки и примерно по одной цене, так что пересортица была отражена в учете без налоговых последствий. Могло оказаться и иначе.

Как сказано выше, на производстве причинами недостач и излишков могут быть как положения учетной политики, так и управленческие решения. Получается, что небольшие отклонения накапливались долгое время и теперь, если отразить их в учете, они резко изменят баланс организации. Особенно это касается инвентаризации незавершенного производства. К примеру, если долгое время не браковалась незавершенная продукция, а теперь разом списать весь брак, то баланс изменится в отрицательную сторону, и банки могут отказать в очередных кредитах. Логика финансовых служб понятна: проблема накапливалась долгое время и лучше решать ее тоже постепенно, частями.

В этом случае логично сделать следующее:

— Разделить в забалансовом учете реальное незавершенное производство и то, что подлежит списанию.

— Определить период, в течение которого будет списываться этот брак.

— Переписать акт инвентаризации с учетом этих решений.
Понятно, что это будет нарушением правил и применять этот прием надо осторожно. В частности, результаты этой инвентаризации нельзя использовать для предъявления претензий к материально-ответственным лицам. Надо одновременно с этим изменить соответствующие регламенты учета, чтобы исключить появление подобных ситуаций в дальнейшем.

Управленческие и кадровые решения по результатам инвентаризации. Меры воздействия к виновным лицам

Расследование причин. Недостатки учетных регламентов. Хищение и мошенничество. Принятие кадровых решений. Наказание виновных.
Если в результате инвентаризации выявлены крупные отклонения (недостачи и излишки), которые нельзя объяснить мелкими ошибками, то необходимо выяснить причины их возникновения. Условно эти причины могут быть разделены на две категории:

— Недостатки учетных регламентов (не все действия с материальными ценностями документируются, некоторые действия документируются не по фактическому, а по нормативному количеству).

— Виновные действия сотрудников организации (хищения, мошенничество, бесхозяйственность).

Управленческие действия в этих случаях существенно разные. Если причина в недостатках учетных регламентов (к примеру, материалы из цеховых кладовых списываются в производство не по факту, а по норме; количество списания определяется не лицом, передающим материалы, а работниками бухгалтерии), то такие регламенты следует исправить в сторону получения более достоверных данных. Это не значит, что мастер в цехе на каждый болт должен составлять документ – ему просто некогда будет заниматься своими прямыми обязанностями. Вполне можно обязать его снимать остатки материалов в конце месяца и высчитывать количество списанных в производство материалов, исходя из начальных остатков, прихода с центрального склада и конечных остатков. Для дешевых вспомогательных материалов, которые нет смысла воровать, это вполне приемлемый способ. Учетные регламенты должны обеспечивать достаточную точность данных, но и не быть слишком затратными. Если для соблюдения регламентов нанять в цех учетчика, то может оказаться, что его зарплата превысит возможные потери материалов.

В случае выявления серьезных нарушений материально-ответственными лицами, к ним должны быть приняты меры. Если с материально-ответственным лицом заключен договор о полной материальной ответственности, и при проведении инвентаризации выявлена недостача и она грамотно зафиксирована, то ее можно возместить за счет материально ответственного лица. При этом надо взять у него письменные объяснения, желательно в присутствии двух свидетелей, но не будем описывать здесь все необходимые действия, это не тема данной статьи. Важно помнить, что результаты инвентаризации должны быть оформлены грамотно, потому как сотрудник может оспорить их через суд.

Возбуждение уголовного дела против материально-ответственного лица по результатам инвентаризации скорее исключение, чем правило. Большинство мер ограничивается увольнением . В целях назидания остальным этот сотрудник должен быть уволен «по статье», чтобы никто больше не захотел испортить себе трудовую книжку. К сожалению, далеко не все кадровики знают нужные статьи Трудового кодекса и поэтому применяют увольнение «по собственному желанию» или «по договоренности сторон». Назидательный эффект от таких действий почти отсутствует – проворовался, уволили «по собственному», что тут страшного? Желаемый эффект будет достигнут в случае возбуждения уголовного дела. Подобное решение слишком хлопотно для организации, и на это идут редко. В этом случае полезно уволить сотрудника по пункту 7 части 1 статьи 87 ТК РФ «В связи с утратой доверия» – основания в виде инвентаризации достаточные. Разумеется, необходимая процедура должна быть соблюдена: проведено расследование, инвентаризация, у работника взято объяснение, взыскание применено в предусмотренный законом срок. При установлении в предусмотренном законом порядке факта хищения, взяточничества и иных корыстных правонарушений работники могут быть уволены в связи с утратой к ним доверия и в том случае, когда указанные действия не связаны с их работой.

Экзотические виды инвентаризации: инвентаризация задолженности

Дебиторская, кредиторская задолженность. Изучение договоров. При банкротстве. Восстановление бухгалтерского учета.
Особое место занимает инвентаризация дебиторской и кредиторской задолженностей. Это тот редкий вид инвентаризации, который проводится в кабинетной тиши. Ее должны проводить опытные и грамотные специалисты. Инвентаризация дебиторской и кредиторской задолженностей начинается с изучения договоров. Особое значение такая инвентаризация имеет при процедуре банкротства. При ее проведении часто обнаруживаются типичные ситуации: кредиторская задолженность оплачена одному контрагенту несколько раз либо с нарушениями условий договора. Дебиторская задолженность иногда выпадает из данных бухгалтерского учета или по ошибке считается уже просроченной. Также, инвентаризация этих задолженностей проводится при восстановлении бухгалтерского учета.

Проблемы и особенности проведения инвентаризации в регионах

Сегодня бизнес в регионах часто принадлежит бизнесменам Москвы, Санкт-Петербурга, Самары и других крупных городов. Его нужно контролировать и вести учет активов. Не всегда на расстоянии это можно сделать эффективно. Даже имеющиеся в штате инвентаризаторы не всегда могут выехать, тем более в удаленные регионы. А местных профессиональных инвентаризаторов априори не существует. Зная и понимая такую проблему, мы подобрали группу инвентаризаторов, имеющих возможность выезжать в регионы. Если инвентаризация занимает 2-3 дня, а для ее проведения нужно 2-4 специалиста и заказчик готов оплатить накладные расходы, то мы проводим процедуру силами своих сотрудников. Если требуется большее количество инвентаризаторов и на более длительный срок, мы работаем по схеме: инвентаризацию возглавляют наши специалисты (от одного до трех человек), а рядовых исполнителей, так называемых счетчиков, набираем из местных жителей, инструктируем их, обучаем минимальным навыкам, организуем процесс инвентаризации и сдаем работу. Но были случаи, когда заказчик требовал, чтобы все специалисты были из нашей фирмы.

Собственник идет на этот вариант в том случае, если он прекрасно понимает, что на местах в лучшем случае инвентаризация в его организациях проводится формально (одним словом, очковтирательство). Набрать независимых инвентаризаторов, особенно в небольших городах, проблематично. Не факт, что у набранных инвентаризаторов из местных жителей нет знакомых и родственников в этой организации. Но самое главное – у них отсутствуют необходимые профессиональные навыки, спецоборудование и программное обеспечение.

Признаки фиктивной инвентаризации

— Большое количество инвентаризируемого материала, товаров, объектов проводится за очень короткое время, буквально за несколько часов. Иногда это бывает даже в праздничные дни или накануне их.

— Люди, подписывающие инвентаризационные описи (акты инвентаризации), отсутствовали на объекте инвентаризации во время ее проведения. По документам той же организации, в это время они были в больнице, отпуске или в командировке.

— Инвентаризационные описи иногда переписываются один в один с описей прошлых лет без учета изменений.

— Подписи членов комиссии написаны одним почерком. Эти люди, как правило, не участвовали в ней или не подписывали сами акты инвентаризации.

— Дата приказа на проведение инвентаризации – позже, чем подписанный акт о ее проведении. Обычно это бывает, когда ведомости просто переписываются с предыдущих периодов.

— В комиссию по инвентаризации включают сотрудников, которые в период проведения инвентаризации еще не работали. Зимой проводили инвентаризацию тех объектов, которые из-за погодных условий провести по факту было нереально (например, занесло снегом). Были случаи, когда в инвентаризацию вносилось имущество, которое фактически находилось на другом складе или объекте.

Признаки, свидетельствующие о формальном проведении инвентаризации, обычно видны невооруженным глазом, так как люди, заполняющие инвентаризационные ведомости, даже к такому варианту оформления процедуры подходят безответственно. Они не утруждаются даже создать видимость реального проведения процедуры.

Вместо анекдота или приятное разочарование

Две торговые организации (А и В) независимо друг от друга приняли решение одновременно провести инвентаризацию своих складов. Их офисы находились не просто в одном здании, а рядом – на одном этаже. Руководители в одно время, независимо друг от друга, провели переговоры с представителями фирм-инвентаризаторов (Х и Y). Помощники этих представителей находились в фойе. Как выглядела ситуация их глазами? Они видели, как по этажу ходят сотрудники торговой фирмы, которую они планировали инвентаризировать. Сотрудники организаций, в свою очередь, видели будущих инвентаризаторов и не догадывались, что это представители двух разных фирм.

На следующий день команда инвентаризаторов фирмы Х прибыла к подъезду офиса, чтобы отправиться на склад вместе с представителями фирмы А. Но то ли утренний туман, то ли увиденные лица в фойе офиса во время переговоров сыграли свою роль, и совершенно случайно команда фирмы Х уехали на склад фирмы В. Позже подошли сотрудники фирмы-инвентаризатора Y (которые должны были ехать на склад В) и, радостно встреченные представителями склада фирмы А, так же совершенно случайно отправились не совсем туда, где их ждали по договору.

Инициатором инвентаризации в фирме А была новый главный бухгалтер. Ее предшественница проворовалась. Новому руководителю бухгалтерии было важно знать истинное положение дел, в том числе фактическое наличие товара на складе. Руководитель организации А обещал новому главбуху, что подберет независимых инвентаризаторов сам, и они с особой тщательностью проведут данную процедуру.

В фирме В главбух с директором подозревали заведующего складом в определенных нарушениях. Они хотели с помощью инвентаризации либо подтвердить свои опасения, либо рассеять. Но случилось так: нашелся общий знакомый заведующего этого склада и старшего инвентаризатора фирмы Y. Завскладом обратилась к знакомому с просьбой, чтобы он попросил старшего в фирме Y провести инвентаризацию лояльно за приличное вознаграждение, и даже выдала задаток. Остаток был обещан по итогам инвентаризации.

Итак, как проходила инвентаризация?

В фирме А, главный бухгалтер присутствовала при ее проведении, она лично хотела убедиться в тщательной , качественной инвентаризации. Будучи опытным специалистом, она поняла, что инвентаризация проводится формально. На замечание старшему о том, что она недовольна работой его подчиненных, он ответил: «Не надо наглеть! Мы и так смотрим на все сквозь пальцы! Если наши результаты совпадут с вашими данными бухучета, нам никто не поверит, всегда бывают какие-то отклонения». После этого главбух впала в прострацию.

Иначе проходила инвентаризация на складе фирмы В. Там тоже присутствовала заведующая складом. Она так же была опытным специалистом и сразу поняла, что инвентаризация идет не по запланированному сценарию. Она проходила тщательно, с пристрастием. Все имущество проверялось досконально. Завскладом тоже сделала замечание руководителю группы инвентаризаторов. Что он делает? Они так не договаривались! Старший все понял по-своему и сказал: «Вы зря волнуетесь. Наши сотрудники опытные, инвентаризация пройдет на высшем уровне». И он, как опытный специалист, уже может сказать, что есть признаки недостачи на складе. После чего заведующей стало совсем плохо.

Курьез выяснился, когда стали заполнять инвентаризационные ведомости и составлять акт инвентаризации. Участники этой путаницы не знали, смеяться им или плакать. Все это было бы смешно, если бы не последствия.

Вот так курьезный случай помог выявить недобросовестных инвентаризаторов, а на складе В подтвердить предположения руководства об имеющихся злоупотреблениях.
Заключение или критерии выбора независимых инвентаризаторов
В этой статье, несмотря на ее объем, рассмотрены пусть ключевые, но далеко не все аспекты инвентаризации. В одной статье невозможно рассмотреть все виды, объекты и типичные ситуации. Это главная причина, почему в ней не упомянуто об инвентаризации денежных средств, финансовых и нематериальных активов. Инвентаризацию этих объектов организации, как правило, проводят своими силами.

Кто будет проводить инвентаризацию, свои сотрудники или независимые инвентаризаторы, решать руководству организации и собственнику бизнеса.

Чаще всего выбирают ту фирму, которая предложит наименьшую стоимость. Реже интересуются наличием программного обеспечения, специального оборудования применяемого при инвентаризации и умение им пользоваться и другие критерии. Эти критерии однозначно важны, но редко кто задается вопросом, что из себя представляют инвентаризаторы фирмы, сколько лет они в инвентаризации, какой их опыт, являются ли они штатными сотрудниками. В конечном итоге это от них зависит качество проведения инвентаризации.

Главное в выборе фирмы-инвентаризатора – это профессиональный уровень ее специалистов, их опыт работы, стрессоустойчивость, так как часто приходится работать в крайне враждебной обстановке. Недопустимо, чтобы инвентаризаторы имели отношение к проверяемой организации (были учредителями, имели акции, родственные связи). Важно, чтобы они имели возможность выезда для проведения ревизии в регионы, особенно в районы Крайнего Севера, Дальнего Востока, Восточной Сибири.

Важнейшим условием работы инвентаризаторов является соблюдение конфиденциальности.


Опубликовано 28 декабря 2017 г.

Почему с нами удобно и выгодно работать

...
Опыт
Опыт работы на рынке услуг с 1999 года
...
Комплексность
Оказываем бизнесу основные услуги от регистрации организации до ее ликвидации, в том числе через банкротство.
...
Кадры
Специалисты имеют многолетний опыт работы с промышленными, строительными, перерабатывающими и сельскохозяйственными предприятиями
...
Гибкость
Руководство группы компаний является ее собственниками, что позволяет быстрее находить общий язык с заказчиками, сокращает время переговорного процесса, повышает конфиденциальность и оперативность принятия решений.
...
Оперативность
Вы с первых секунд имеете возможность связаться с ведущими специалистами группы компаний, а не с автоответчиком. Это существенно экономит Ваше время, и Вы можете оперативно получить конкретную, интересующую Вас информацию.
...
География
Заказы выполняются штатными специалистами, способными выезжать в длительные командировки не только в регионы европейской части России, но и Крайнего Севера, Сибири и Дальнего Востока, что отвечает интересам владельцев бизнеса.