Нужна ли вам инвентаризация?

В своей работе мы сталкиваемся с разными ситуациями и заказчиками. Некоторые заказчики быстро загораются идеей инвентаризации, но также быстро охладевают к ней. Другие заказчики очень педантично и неторопливо подходят к вопросу внешней инвентаризации, но могут как довести проект до конца, так и “завалить” проект согласованиями.

Для ответа на вопросы “Нужна ли мне инвентаризация?”, определитесь со следующими основными вопросами:

1. Какая цель у моей инвентаризации?
2. Необходимо ли привлечение стороннего подрядчика?
3. Есть ли экономическая целесообразность в проведении инвентаризации?

Какая цель у моей инвентаризации?

Понять реальное состояние учета имущества. Во многих организациях инвентаризации проводятся формально и не всегда их результатам можно доверять. Например, бухгалтерия в одной организации каждый год просто фиксировала в данных инвентаризации “книжные” остатки. По итогам одной внеплановой инвентаризации от собственников, выявились значительные искажения в данных учета имущества. Другой пример, когда инвентаризация реально проводилась, но все данные фиксировались без соблюдения формальной процедуры:

— данные могут вносить со слов материально-ответственного лица: “Ребята это лежит наверху за тем ящиком, не будем же мы сейчас снимать все оттуда?” “Это я вчера отдал в производство/другому сотруднику и т.п.”

— помещения в которых проводилась инвентаризация не опечатывалось

— допускалось движение имущества в процессе инвентаризации

Дисциплинировать сотрудников. Примерно 60-65% выявленных нами расхождений при инвентаризации, это не злоупотребления сотрудников,  а простая невнимательность или разгильдяйство работников, но от этого ущерб бизнесу не меньше. К примеру, не вовремя сдавались накладные на товар, при приемке один и тот же товар мог быть внесен под разными артикулами (артикулом производителя и собственным организации), имущество принималось или хранилось без идентификатора (артикула, штрихкода и т.п.) по которому возможно определить его принадлежность к конкретной позиции в учетной системе и соответственно стоимость. 

Необходимо ли привлечение стороннего подрядчика?

Ответ на этот вопрос, частично раскрыт в предыдущем пункте. Нужно понимать доверяете ли вы своим сотрудникам, которые проводят инвентаризацию и хватает ли вам сотрудников, чтобы эффективно проводить инвентаризацию? Вам стоит рассмотреть возможность привлечения внешнего подрядчика для проведения инвентаризации, если на любой из указанных выше вопросов вы ответили отрицательно, то  далее вам стоит ответить на заключительный вопрос.

Есть ли экономическая целесообразность в проведении инвентаризации?

Для этого предлагаем воспользоваться простым расчетом, который покажет целесообразность. Предлагаем максимально простой расчет:

Стоимость имущества, которое будет проинвентаризировано 1 000 000 руб., средний процент незаконного присвоения активов в соответствии с данными международной аудиторской компании PwC во все мире 17%. Соответственно потенциальный ущерб оценивается в 170 000 руб. в год. На основании этого стоит оценивать затраты на проведение инвентаризации и принимать свое решение.

Резюме:

Определитесь для чего вам нужна инвентаризация: понять реальное состояние учета имущества, дисциплинировать сотрудников или необходимость формально закрыть задачу.

Оцените хватит ли вам сил и средств самостоятельно провести инвентаризацию или нужна сторонняя помощь или консультация.

Рассчитайте экономическую целесообразность запланированной инвентаризации, например соотнесите стоимость имущества, которое будет инвентаризироваться с возможным ущербом от хищений.