Как запустить проект внешней инвентаризации?

Запустить любой новый для организации бизнес-процесс — тяжело, а в случае с привлечением сторонней организации тяжесть возрастает в 2-3 раза. Мы хотим помочь вам избежать некоторых ошибок при работе с инвентаризационными фирмами и проведении внешней инвентаризации, которые сэкономят вам деньги и нервы.

Определите цели и задачи инвентаризации. 

Другими словами для чего вы ее будете делать. Если это формальная процедура в соответствии с законодательством, то процессы и подход будет один. Если же вы хотите произвести обычный пересчет имущества для управленческого учета — процедура будет проще.

Определитесь с имуществом, которое будете инвентаризировать. 

Инвентаризацию можно проводить по всему объему имущества, она называется сплошной или по отдельным позициям или категориям имущества — выборочная. От этого выбора будет зависеть, какие силы и средства вы направите на проведение инвентаризации.

Распределение ролей в проекте. 

Как только вы определитесь с форматом проведения инвентаризации, распределите роли ваших сотрудников в этом бизнес-процессе. На этом этапе вы оцените свои возможности и поймете, нужна ли вам помощь сторонней инвентаризации. Сторонняя инвентаризационная компания понадобиться, когда у вас большой объем имущества или короткие сроки в которые возможно провести инвентаризацию, вы не очень доверяете своим сотрудникам в проведении инвентаризации, хотите провести инвентаризацию в первый раз для того, чтобы наладить этот процесс в организации, выполняете рекомендации своего аудитора и увеличиваете независимость и достоверность результатов инвентаризации.

Выбор сторонней инвентаризационной компании. 

Вы пишите запрос в поисковую строку —  переходите по заинтересовавшей вас ссылке — ищете стоимость услуг. А теперь начинается самое интересное, вы каким-либо образом связываетесь с первой компанией и каждый менеджер начинает вам задавать уточняющие вопросы, которые возможно начинают ставить вас в тупик или наоборот заставляет пересмотреть формат инвентаризации. Мы не можем отвечать за всех наших коллег, но мы придерживаемся принципа семь раз отмерь один раз отрежь. Мы пытаемся досконально продумать для вас весь проект инвентаризации, для того, чтобы минимизировать какие-либо негативные факторы. Без участия заказчика в этом процессе, проработать детали невозможно. Вот что мы рекомендуем учитывать при выборе подрядчика для проведения инвентаризации:

1) Время работы на рынке. Не стоит безразмерно доверять компании, которая всего 1-2 года на рынке. Зачастую, такие компании создают бывшие менеджеры крупных инвентаризационных компаний, которые по каким-то причинам решили уйти в открытое плавание. Возможно среди них найдутся хорошо подготовленные инвентаризаторы, но в большинстве, это молодые и недостаточно опытные ребята.

2)   Стоимость проведения инвентаризации. Цена всегда играет главную роль при выборе контрагента в любой сфере, но прописную истину никто не отменял: “скупой платит дважды”. Мы сталкивались с такими фактами, когда наши “коллеги” выставляли стоимость в 2-3 раза ниже среднерыночной. Работать ради работы они точно не будут, соответственно большой вопрос в том, кого они приведут к вам в качестве специалистов и где еще сэкономят, чтобы получить свою прибыль.

3) Комфортность в общении. Клиент и подрядчик не должны чувствовать при коммуникации друг с другом напряжение. К нам приходили клиенты, которым было некомфортно во взаимоотношениях с другими инвентаризационными компаниями. Для них это было важным фактором выбора. Если вы что-то не понимаете в инвентаризации — объясним это на бытовом уровне,  у нас с вами разница в часовых поясах — будем подстраиваться под ваш режим работы, у вас новые вводные по проекту — все пересчитаем. Главное чтобы клиент и заказчик слышали друг друга на всех этапах инвентаризации.

Резюме:

1. Определитесь с целями и задачами, чтобы решить какой формат проведения и документооборот вам нужен.
2. Определитесь с объемом имущества, которое следует проинвентаризировать, будет ли это сплошная или выборочная инвентаризация.
3. Распределите роли в процессе инвентаризации, кто и за что будет отвечать в в этом бизнес-процессе, нужны ли вам дополнительные силы и средства для эффективного проведения.
4. Выберете стороннюю организацию для помощи в проведении инвентаризацию, если вам это нужно. Обратите внимание на время работы компании на рынке, список клиентов. Оцените стоимость услуг, она не должна быть очень низкой — это может повлиять на качество, но и не должна быть высокой, чтобы процесс оставался для вас рентабельным. Берегите свое время и нервы, если вам некомфортно взаимодействовать с подрядчиком — рынок не ограничен одной компанией.