Инвентаризация основных средств

Инвентаризации посвящены многие публикации, существует достаточно четкий порядок действий, определенный методическими указаниями по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденными приказом Минфина от 13.06.1995 № 49, однако на практике встречается немало «подводных камней», начиная от цели проведения и заканчивая оформлением ее результатов.

Закон и реальность

Сразу поясним, инвентаризация бывает «для закона», например, перед составлением годовой бухгалтерской отчетности, перед реорганизацией, и чаще всего проводится «формально» путем распечатывания и подписания инвентаризационных ведомостей и описей из бухгалтерской программы. При этом все заинтересованные лица сухие, чистые, довольные и цель достигнута.

А бывает инвентаризация «для себя», или по-настоящему, когда ставятся цели – реально пересчитать остатки имущества, а иногда и оценить его состояние, присвоить инвентарные номера или штрихкоды, определить принадлежность к помещениям и т. д.

Свои или варяги?

Расскажите нам, какая мотивация у штатного сотрудника организации за свою зарплату идти зимой на улицу, и искать под снегом трубы и их пересчитывать или у материально ответственных лиц искать у себя пересорт или недостачу? Мы таких примеров знаем очень немного, поэтому в инвентаризацию «для закона» верим мало!

Жизнь полна импровизаций, когда инвентаризация нужно делать реально:

• новому собственнику, арбитражному управляющему, банку необходимо знать фактический перечень имущества, которое им досталось;
• два учредителя поссорились и делят имущество, которое наработали за все время;
• собственник контролирует деятельность удаленных филиалов и сохранность имущества…да таких примеров можно привести много.

В таких случаях чаще всего прибегают к помощи сторонних специализированных организаций. Почему специализированных? Да потому что они на этом «собаку съели» и все сделают как нужно: и территорию прозонируют, и имущество идентифицируют правильно, и, самое главное, сделают это быстрее, чем Вы!

Да, за это необходимо заплатить, но цель оправдывает средства. Хотя и не всегда! Мы ни за какие деньги не сможем провести инвентаризацию большого производственного предприятия за одну ночь или когда нам не дают доступа к инвентаризируемым объектам.

Как мы работаем при инвентаризации?

1. Стараемся слышать заказчика: какие цели он ставит, сроки, результат. При необходимости корректируем его и находим общее понимание вопроса.

Пример: одному предпринимателю за долги отдали комплекс имущества и не было никаких исходных данных о количестве и стоимости имущества, поэтому нам ничего не оставалось, как самостоятельно идентифицировать объекты, создать базу учета и совместно с оценочной организацией определить рыночную стоимость имущества для постановки его на бухгалтерский учет.

2. Учитываем совокупность факторов и особенностей деятельности заказчика. Подстраиваемся под них.

Пример: инвентаризацию заказало одно крупное ведомство. Задачей было провести инвентаризацию офисного имущества, произвести привязку каждого инвентаризируемого объекта к помещению, произвести оклейку стикерами со штрихкодами и составить сличительную ведомость с данными бухучета. Задачу решали несколько недель – то одного государственного деятеля нет, то другого, то совещания у них и кабинеты закрыты или заняты. Но цель достигнута, пусть и большими затратами труда.

3. Проводим идентификацию объектов, сличаем с данными учета, пересчитываем, перевешиваем, измеряем. В ряде случаев по желанию заказчика присваиваем инвентарные номера, производим оклейку этикетками.

Пример: строительная организация имела несколько участков. И важно было провести инвентаризацию на всех площадках одновременно. Заранее были сформированы инвентаризационные ведомости и описи по материально ответственным лицам и площадкам. Сотрудники выявили недостачи и зафиксировали их несмотря на противодействия должностных лиц организации заказчика.

4. Оформляем результаты инвентаризации по согласованному с заказчиком формату отчета.

Пример: когда есть более или менее полные данные бухгалтерского учета, задача инвентаризаторов заключается не только в идентификации объектов, но и в сопоставлении с данными заказчика, потому как отличие между названиями «шкаф трехстворчатый» и «трехстворчатый шкаф» может значительно осложнить жизнь бухгалтерии и материально ответственным лицам. Но и полное отсутствие учетных данных не упрощает задачу, так как затрудняется последующая работа с базой инвентаризируемых объектов, поэтому чаще всего формируются фототаблицы к инвентарным описям.

В статье указаны лишь отдельные, наиболее распространенные, ситуации, с которыми встречаются исполнители во время инвентаризации как основных средств, так и материальных запасов.