Инвентаризация: как провести, какие преимущества для собственника

Мы оказываем услуги по инвентаризации более 20 лет. За это время было все — и магазинчики, и складские комплексы, и заводы, и церкви. Но каждый раз мы набираемся колоссального, неповторимого и несравнимого ни с чем опыта!

В сезоне 2023 года мы завершили 37 проектов и традиционно самым насыщенным являлся осенний период, когда появляются заказы на инвентаризацию промышленных предприятий, приуроченные к закрытию сезонов или составлению отчетности. В этом году «выстрелили» ОДНОВРЕМЕННО два «титана» — ООО «ЕвроХим-ВолгаКалий» и ООО «Амурсталь». И это проекты не по инвентаризации отдельных складов, цехов, это проекты инвентаризации ВСЕГО предприятия!

Так какие же преимущества дает инвентаризация? Их много, но главные из них:

• Реальный, независимый пересчет имущества организации;
• Сравнение фактических цифр с данными бухгалтерского или управленческого учета;
• Выявление неработоспособного имущества, экспертная оценка его технического состояния;

Кроме того, нередко преследуется и другая задача – наши специалисты привлекаются для того чтобы обеспечить «раздражающий фактор», т.е. немного взбудоражить устоявшиеся режимы, традиции того или иного коллектива, руководства, предприятия. И хочется заметить, что это действительно работает – эффективность ряда процессов, связанных с контролем, управлением повышается.

В экономической литературе можно найти много материала как по-научному проводить инвентаризацию. Практика, в целом, это подтверждает и укрупненно можно выделить ряд этапов:

1. Подготовительный – согласование условий задания, формирование группы исполнителей, их обучение и экипировка.
2. Непосредственно пересчет имущества и сравнение с данными учета.
3. Завершающий – подведение итогов, подписание документов.

Внутри каждого этапа можно выделить ряд мелких, но очень важных – подбор кадров, определение методики пересчета, урегулирование излишков и недостач и т.д.

Со стороны как бы все просто – вышел, посчитал имущество, подписал документы и все, услуга оказана! (Кстати, иногда штатные сотрудники организаций так и делают – проводят инвентаризацию, не выходя из бухгалтерии.) Но это не так….Инвентаризация сложный многодневный процесс! И относится к нему как вспомогательному элементу производства и управления нельзя!

1. Подготовительный этап

Подготовительный этап может длиться до 1,5 месяцев. Необходимо четко понять кто инициатор процедуры, какие цели и задачи преследуются при ее проведении, есть ли возможности для ее эффективной реализации.

Ключевой вопрос – инвентаризация для идентификации учтенного бухгалтерией имущества или настоящая инвентаризация для описи всего находящегося на территории имущества (по принципу «от стенки до стенки»).

Затем формируется техническое задание с четким определением функционала Заказчика и Исполнителя.

Далее подбираются члены инвентаризационной комиссии. И здесь обозначается важная проблема! Если исходить из принципа независимости, то в составе инвентаризационной группы/комиссии должны быть исключительно люди, не имеющие отношение к инвентаризируемому объекту, и тогда мы будем иметь проблемы с длительностью проведения инвентаризации, идентификацией имущества, сдачей результатов и т.д. Поэтому наиболее рационально в состав комиссии включать и сотрудников инвентаризируемого предприятия.

Кроме того, нельзя включать в состав комиссии по инвентаризации, например, строительных материалов или незавершенного производства, специалистов, которые никогда не работали с этой категорией имущества и не знают особенностей технологического процесса. Все это в конечном итоге приведет к некорректным результатам пересчета.

2. Фактический пересчет

Второй этап – непосредственно пересчет имущества и сравнение с данными учета – это работа в цехах, подразделениях предприятия по выявлению, идентификации, пересчету/перевесу/обмеру имущества и заполнению инвентаризационных описей.

За всю историю проведения инвентаризаций были единичные случаи и исключительно в небольших организациях, когда при инвентаризации не было излишков и недостач или пересортицы. Поэтому, когда нам говорят, что на крупных промышленных предприятиях в предыдущие годы инвентаризация происходила «в ноль», мы чаще всего улыбаемся! Не бывает такого, чтобы за год активного производственного процесса со складов не отпустили чуть больше или чуть меньше ценностей чем нужно. Погрешности не только в весовом инструменте, но и люди имеют свойство ошибаться.

Одно из ключевых условий корректной и имеющей законную силу инвентаризаций – присутствие всех членов комиссии. Вот еще одна причина делать инвентаризацию силами сторонней организации – у нас нет необходимости отвлекаться на производственные совещания или личных нужды!

Методика проведения инвентаризации отдельных видов ТМЦ (сыпучих, штучных, разноразмерных) материалов это тема отдельной статьи. Условия каждой инвентаризации особенные и варианты пересчета/перевеса/обмера используются индивидуальные, иногда даже с привлечением подрядных (геодезических, такелажных, оценочных и прочих) работ.

А как делать инвентаризацию одного склада в течение длительного времени при условии постоянного производственного процесса, а также ежедневном поступлении и выбытии сырья и материалов? Это тоже отдельная тема….

3. Завершающий этап

На завершающем этапе подводят итоги пересчета и делаются выводы, как непосредственно материально-ответственными лицами и управленцами, так и собственниками. Иногда бывают слезы и угрозы, а иногда рукопожатия и заверения в долгом сотрудничестве.

Нужно понимать, что эффективность инвентаризации зависит во многом от организации системы хранения и учета ТМЦ – если сами сотрудники не знают, что за ними закреплено, где находится, не проведена работа по маркировке имущества, подготовке складов, инвентаризация будет идти медленно и мучительно, если же складское хозяйство в норме, то и инвентаризация проходит без дополнительных сложностей.

Главный вопрос на данном этапе – что делать с результатами инвентаризации? А здесь каждый исходит из тех целей и задач, которые ставились на первоначальном этапе, и несомненно учитывая размер потерь и недостач, выявленных в процессе. Кто-то ограничивается объяснительными записками материально-ответственных лиц, а кто-то проводит служебные расследования, иногда ограничиваются отражением результатов на счетах учета, а иногда передают материалы инвентаризации в соответствующие органы и возбуждают процедуры возмещения ущерба.

В любом случае, результаты инвентаризации – хороший инструмент управления, но воспользоваться им могут только понимающие и мудрые руководители и собственники, которые относятся к инвентаризации не как к формальному процессу!