Часто задаваемые вопросы по инвентаризации

Как показывает практика, инвентapизацию часто путают с форензиком и аудитом. Напоминаем Вам:

Форензик выявляет данные указывающие на признаки нарушений и преступлений. (Читайте нашу статью «О воровстве и мошенничестве», если хотите минимизировать свои потери!)

Аудит – это независимое мнение о финансовой и бухгалтерской отчетности.

Инвeнтapизация – это пpoверка наличия имущества организации и состояние ее финансовых обязательств на определенную дату путем сличения фактических данных с данными бухгалтерского учете. (Читайте реальную практику в статье о «подводных камнях» при проведении инвентaризaции)

В последнее время получила распространение внезапная (разновидность внеплановой) инвентapизация. Обычно это инвeнтаризaция товарно-материальных ценностей (ТМЦ). Она проводится, как правило, при наличии серьезных фактов, свидетельствующих о нарушении режима хранения и как следствии хищений и махинаций. Главное условие проведения внезапной инвeнтaризации — это конфиденциальность и неожиданность. При проведении такой инвентapизaции редко привлекаются сотрудники предприятия. По времени такая инвентаpизaция как правило длится не более одного рабочего дня.

Перед проведением инвeнтaризации руководитель предприятия издает приказ о проведении инвентapизации. Материально ответственные лица обязаны присутствовать при проведении инвeнтapизaции.

В случае отказа подписания результатов инвентaризaции материально-ответственным лицом, составляется акт об отказе подписания. Материально-ответственное лицо может написать свои замечания по поводу проведения инвeнтаризации.

При проведении инвeнтаризации желательно, чтобы велась видеосъемка.

• перед составлением годовой бухгалтерской отчетности;
• при смене материально-ответственных лиц;
• при передаче имущества организации в аренду, выкупе, продаже;
• при преобразовании государственного или муниципального предприятия;
• в случаях хищения, злоупотребления и порчи имущества;
• при ликвидации, реорганизации организации;
• в случаях стихийных бедствий, пожаров, аварий.

В целях соблюдения легитимности, достоверности результатов, эффективности проведения инвентapизaции необходимо правильно организовать процедуру ее проведения.

Необходимо, чтобы руководитель издал правильно оформленный приказ о проведении инвентapизации. Во избежание проблем наши

Специалисты подготовят или помогут подготовить приказ руководителю организации после заключения договора на проведение инвентaризации.

Руководитель организации должен обеспечить условия для полной и точной проверки фактического наличия имущества в установленные сроки; предоставить работников, мерную тару и инвентарь для перемеривания, взвешивания, перемещения грузов, измерительные и контрольные приборы.

Материально-ответственное лицо перед проведением инвeнтаризации должно подготовить все материальные ценности (рассортировать), оформить все приемные и расходные документы. Обеспечить наличие идентификаторов (инвентарных номеров, штрихкодов, ярлыков, rfid-меток и т.п.) на все инвентаризируемом имуществе

Обеспечивается присутствие материально-ответственных лиц.

Подготовить все необходимые документы (паспорта, техпаспорта и т.д.) на здания, сооружения, оборудование, транспортные средства и т.д.

Большинство нарушений при проведении инвентapизации связаны с несоблюдением требований законодательства по оформлению инвeнтаризационных описей и нормативных документов, регламентирующих порядок ее проведения:

• Приказ руководителя на проведение инвентaризaции отсутствует либо оформлен с существенными нарушениями требований законодательства (не указаны сроки проведения инвeнтapизации, состав комиссии, перечень имущества).
• При проведении инвeнтаризaции отсутствуют материально-ответственные лица. С некоторыми из них не заключены договора о материальной ответственности.
• Инвентаpизaция некоторых объектов и участков происходит со слов материально-ответственных лиц и работников предприятия.
• Заполняются не все графы в инвeнтаризационных описях
• Вносимые изменения должны быть отражены во всех экземплярах инвентaизационных описей и подписаны всеми членами комиссии
• Отсутствие контроля поступления и выбытия материальных ценностей во время проведения инвeнтapизации
• В случае перерыва в проведении инвeнтаризации (ночь, обед) склады должны быть опечатаны, а инвентapизационные описи должны храниться в сейфе или другом недоступном месте.
• У материально-ответственных лиц не взяты расписки о том, что все приходные и расходные документы представлены в бухгалтерию.
• Инвeнтaризационная опись составлена в одном экземпляре.
• Документально подтверждено отсутствие хотя бы одного члена комиссии во время проведения инвентaризaции.

Наши специалисты готовы предоставить заказчикам результаты в следующих формах:

• Данные в случае автоматизированной инвентаризации предоставляются через 15 минут после завершения пересчета и сверки в формате, согласованном с заказчиком.
• Инвентapизационные описи (при необходимости сличительные ведомости) по унифицированной форме в печатном и электронном виде.
• Инвентаpизационные описи под конкретные требования заказчика с необходимой информацией для принятия решения (например, срок годности группы товаров, техническое состояние, фотокаталог имущества).
• Электронные таблицы необходимые для автоматизации учета инвeнтаризaции по удобной для заказчика форме.

По результатам инвeнтаризации могут быть выявлены:

• недостачи;
• излишки (неучтенное имущество);
• затоваривания складов;
• наличие бракованной или испорченной продукции;
• фактическое местонахождение имущества.

Данные факты могут быть следствием халатности, неэффективного управления, а также намеренных злоупотреблений и являться основанием для проведения расследования, установления виновных лиц, увольнение недобросовестных и неэффективных сотрудников, привлечение их к ответственности, в т.ч. и к уголовной. Кроме этого по результатам инвeнтаpизации проводится расследование и восстановление бухгалтерского учета.

• Большое количество инвентаризируемого материала, товаров, объектов проводится за очень короткое время, буквально за несколько часов. Иногда это бывает даже в праздничные дни или накануне их.
• Люди, подписывающие инвентаризационные описи (акты инвентаризации), отсутствовали на объекте инвентаризации во время ее проведения. По документам той же организации, в это время они были в больнице, отпуске или в командировке.
• Инвентаризационные описи иногда переписываются один в один с описей прошлых лет без учета изменений.
• Подписи членов комиссии написаны одним почерком. Эти люди, как правило, не участвовали в ней или, не подписывали сами акты инвентаризации.
• Дата приказа на проведение инвентаризации – позже, чем подписанный акт о ее проведении. Обычно это бывает, когда ведомости просто переписываются с предыдущих периодов.
• В комиссию по инвентаризации включают сотрудников, которые в период проведения инвентаризации еще не работали. Зимой проводили инвентаризацию тех объектов, которые из-за погодных условий провести по факту было нереально (например, занесло снегом). Были случаи, когда в инвентаризацию вносилось имущество, которое фактически находилось на другом складе или объекте.

Признаки, свидетельствующие о формальном проведении инвентаризации, обычно видны невооруженным глазом, так как люди, заполняющие инвентаризационные ведомости, даже к такому варианту оформления процедуры подходят безответственно. Они не утруждаются даже создать видимость реального проведения процедуры.

Педантичность и творческий подходи

Высокая степень проработки технологий проведения инвентаризации индивидуально под каждого Заказчика и решение нестандартных задач в сжатые сроки;

Специалисты

Менеджерский состав, проверенный успешными проектами и временем;

Прозрачность процедур

При оказании услуг, мы заинтересованы в присутствии наблюдателя со стороны Заказчика во избежание каких-либо вопросов к качеству наших услуг;

Контроль

Проработка контрольных мероприятий, которые подтверждают высокий уровень проведения инвентаризации;

Понимание особенностей бизнеса

Знание специфики и подводных камней проведения инвентаризаций в различных сферах бизнеса

Консультирование

После сдачи работы не «бросаем» Заказчика, а готовы рекомендовать и прокомментировать дальнейшие пути решения выявленных проблем по результату инвентаризации (бухгалтерская поддержка, рекомендации опытных аудиторов, проведение финансового расследования, оценка имущества и т.п.)