Автоматизация инвeнтаризации

На сегодняшний день с ростом требований к качеству различных товаров и услуг, предоставляемых потребителю, на предприятиях возникает необходимость проверять свои активы посредством инвeнтаризаций товарно-материальных ценностей (ТМЦ) и основных средств (ОС).Мы долго можем рассказывать о подготовке к инвентaризации, необходимой для этого документации, о проведении непосредственно самой инвентаpизации, об итогах пересчета. Но мы сейчас остановимся на самом процессе пересчета с использованием технических средств.

Можно конечно проверять по старинке, распечатать ведомости и «крыжить» каждую единицу или писать данные о товаре в «пустографку». После этого вносить все это в учетную программу. При этом затрачивается огромное количество человеческих ресурсов и времени. Но можно пойти другим путем. А именно применить достижения научного прогресса применительно к инвентаризaции.Для достижения предельной точности пересчета применяют различные технические приспособления и устройства, а также специальное программное обеспечение (ПО).

Рассмотрим лишь наиболее распространенные в настоящий момент. Например, в последнее время, можно встретить много приложений для мобильных устройств. Их можно скачать и установить на свой смартфон или планшет. С помощью этих приложений, они могут быть бесплатные, с ограниченным функционалом, т.е. работает не весь объем программы, например, может быть ограничение по количеству товара, которое можно отсканировать или может стоять ограничение на количество проверяемых мест хранения и т.д. и т.п. Также существуют платные версии с более широкими возможностями для проведения инвeнтaризации. Но применяя мобильные устройства для получения данных о количестве инвентapизируемой продукции, мы можем столкнуться с несколькими проблемами. Одна из них заключается в специфике сканиpования товара, а вернее сканирoвания штрих-кода (ШК). При использовании мобильного устройства «сканирование» происходит посредством встроенной камеры устройства. При этом на переход в режим камеры, тратиться достаточно много времени, а также, для наведения на ШК, фокусировки изображения. Следовательно, скорость работы не очень быстрая. При этом нужно еще разобраться как работает сама программа, какова последовательность работы, что нужно и как загрузить в начале работы, что выгрузить в конце. И что со всем этим делать.

Одним из путей решения данной технической проблемы, может быть приобретение соответствующего программного обеспечения и специализированного оборудования для сканирования ШК. Таким специальным оборудованием являются терминалы сбора данных (ТСД). Скaнирование ШК ТСД отличается от сканирования ШК мобильным устройством, тем что сканирование происходит быстрее по времени и возможность cканирования при недостаточной освещенности. При нажатии на кнопку сканировaния появляется сканирующий лазерный луч, который виден невооруженным глазом и его нужно лишь навести на ШК, в отличии от мобильного устройства, где весь процесс наведения на ШК происходит через экран устройства. Как правило в ТСД используется специальное программное обеспечение и с его помощью происходит быстрый обмен данными между ТСД и программой в которой происходит накопление данных о просканированном товаре. Для быстрого обмена данными используются беспроводные технологии WI-FI или Bluetooth, что также увеличивает скорость проведения инвентаpизaции. Также возможна передача по проводной схеме используя док-станцию или крэдл, что медленнее по скорости работы. Но все это оборудование стоит существенное количество денег. И даже крупным компаниям покупать и обслуживать это оборудование и ПО бывает невыгодно.

Выходом из сложившейся ситуации является приглашение для проведения инвeнтаpизации специализированной компании. Которая имеет соответствующее оборудование, программное обеспечение, как правило универсальное, способное адаптироваться под различные запросы заказчика. И что самое немаловажное, для получения качественного результата пересчета, данные компании могут предоставить должным образом подготовленный персонал, имеющий навык работы с ТСД и понимающий технологию и методологию проведения инвeнтapизации и самое главное компания и персонал имеют опыт проведения инвентаpизaций различных организаций и соответственно разнообразных ТМЦ и ОС. Специализированные компании также имеют отработанные технологии самого процесса на основе своего опыта проведения инвeнтаризаций. Соответственно, чем больше проведенных инвeнтаризаций в различных компаниях, тем больше и разнообразнее опыт самой компании и людей, которые проводят инвентaризации.

Сам процесс проведения инвентapизации с использованием специального оборудования состоит из нескольких этапов:Этап подготовки. На этом этапе происходит первоначальная подготовка к проведению независимой инвентаризaции. Согласовываются сроки, условия проведения, необходимые документы для проведения. Осматривается объект или объекты инвeнтаризации. Формируется Техническое задание или Функциональный план проведения инвeнтaризации. Оговариваются формат данных для загрузки базы ШК в ПО исполнителя, а также формат данных для загрузки в программный продукт заказчика, после окончания сбора данных пересчета.

Этап пересчета. На данном этапе проходит сам процесс инвeнтаризации согласно согласованным условиям проведения, техническому заданию или функциональному плану. На данном этапе со стороны заказчика возможно осуществление контроля правильности пересчета представителями исполнителя.

Этап передачи итогов инвентаpизации. После окончания инвентapизации, данные предоставляются в том виде, который можно сразу прогрузить в программный комплекс заказчика и если необходимо, то возможно провести сверку остатков посредством получения сличительной ведомости. Что в конечном итоге показывает большую точность пересчета. Данные полученные после инвентаризaции будут наиболее точно давать представление об остатках на инвeнтapизируемом объекте. Это и является основным, что в конечном итоге желает получить заказчик инвeнтaризации.

Применение автоматизации при проведении независимой инвентapизaции позволяет значительно сократить время подготовки и проведения инвeнтаризации, по сравнению с работой по ведомостям. Что можно использовать для проведения внезапных проверок деятельности материально-ответственных лиц предприятия. Это в конечном итоге является большим стимулом для предотвращения хищения и минимизации потерь на проверяемом объекте.

Если Вас заинтересовала независимая инвeнтаpизация с применением средств автоматизации или возникли какие-либо вопросы, то Вы можете проконсультироваться со специалистами ГК «Аудитэкоконс» связавшись по телефону +7 495 723-61-78 или задав свой вопрос по e-mail: office@aeko.ru. Наши специалисты имеют огромный опыт работы и большой охват отраслей и территорий.