В последнее время получила распространение внезапная (разновидность внеплановой) инвентapизация. Обычно это инвeнтаризaция товарно-материальных ценностей (ТМЦ). Она проводится, как правило, при наличии серьезных фактов свидетельствующих о нарушении режима хранения и как следствии хищений и махинаций. Главное условие проведения внезапной инвeнтaризации - это конфиденциальность и неожиданность. При проведении такой инвентapизaции редко привлекаются сотрудники предприятия. По времени такая инвентаpизaция как правило длится не более одного рабочего дня.

• Перед проведением инвeнтaризации руководитель предприятия издает приказ о проведении инвентapизации. Материально ответственные лица обязаны присутствовать при проведении инвeнтapизaции.
• В случае отказа подписания результатов инвентaризaции материально-ответственным лицом, составляется акт об отказе подписания. Материально-ответственное лицо может написать свои замечания по поводу проведения инвeнтаризации.
• При проведении инвeнтаризации желательно, чтобы велась видеосъемка.

В целях соблюдения легитимности, достоверности результатов, эффективности проведения инвентapизaции необходимо правильно организовать процедуру ее проведения.

• Необходимо, чтобы руководитель издал правильно оформленный приказ о проведении инвентapизации. Во избежание проблем наши специалисты подготовят или помогут подготовить приказ руководителю организации после заключения договора на проведение инвентaризации.
• Руководитель организации должен обеспечить условия для полной и точной проверки фактического наличия имущества в установленные сроки; предоставить работников, мерную тару и инвентарь для перемеривания, взвешивания, перемещения грузов, измерительные и контрольные приборы.
• Материально-ответственное лицо перед проведением инвeнтаризации должно подготовить все материальные ценности (рассортировать), оформить все приемные и расходные документы.
• Обеспечивается присутствие материально-ответственных лиц.
• Подготовить все необходимые документы (паспорта, техпаспорта и т.д.) на здания, сооружения, оборудование, транспортные средства и т.д.

Большинство нарушений при проведении инвентapизации связаны с несоблюдением требований законодательства по оформлению инвeнтаризационных описей и нормативных документов регламентирующих порядок ее проведения:

• Приказ руководителя на проведение инвентaризaции отсутствует либо оформлен с существенными нарушениями требований законодательства (не указаны сроки проведения инвeнтapизации, состав комиссии, перечень имущества).
• При проведении инвeнтаризaции отсутствуют материально-ответственные лица. С некоторыми из них не заключены договора о материальной ответственности.
• Инвентаpизaция некоторых объектов и участков происходит со слов материально-ответственных лиц и работников предприятия.
• Заполняются не все графы в инвeнтаризационных описях
• Вносимые изменения должны быть отражены во всех экземплярах инвентaизационных описей и подписаны всеми членами комиссии
• Отсутствие контроля поступления и выбытия материальных ценностей во время проведения инвeнтapизации
• В случае перерыва в проведении инвeнтаризации (ночь, обед) склады должны быть опечатаны, а инвентapизационные описи должны храниться в сейфе или другом недоступном месте.
• У материально-ответственных лиц не взяты расписки о том, что все приходные и расходные документы представлены в бухгалтерию.
• Инвeнтaризационная опись составлена в одном экземпляре.
• Документально подтверждено отсутствие хотя бы одного члена комиссии во время проведения инвентaризaции.

Наши специалисты готовы предоставить заказчикам результаты в следующих формах:

• Данные в случае автоматизированной инвeнтaризации предоставляются через 15 минут после завершения пересчета и сверки в формате согласованном с заказчиком.
• Инвентapизационные описи (при необходимости сличительные ведомости) по унифицированной форме в печатном и электронном виде.
• Инвентаpизационные описи под конкретные требования заказчика с необходимой информацией для принятия решения  (например срок годности группы единиц).
• Электронные таблицы необходимые для автоматизации учета инвeнтаризaции по удобной для заказчика форме.

По результатам инвeнтаризации могут быть выявлены:

• недостачи;
• излишки (неучтенное имущество);
• затоваривания складов;
• наличие бракованной или испорченной продукции;
• фактическое местонахождение имущества.

Данные факты могут быть следствием халатности, неэффективного управления, а так же намеренных злоупотреблений и являться основанием для проведения расследования, установления виновных лиц, увольнение недобросовестных и неэффективных сотрудников, привлечение их к ответственности, в т.ч. и к уголовной. Кроме этого по результатам инвeнтаpизации проводится ревизия и восстановление бухгалтерского учета.