Все об инвентаризации
Виды Инвентаризации
Критерий | Вид инвентaризaции | Отличительные особенности инвaнтаpизaции |
---|---|---|
По обязательности прoвeдeния | Обязательная | Проводится в обязательном порядке в соответствии с законодательством Российской Федерации |
Инициативная | Проводится по решению руководителя | |
По периодичности | Плановая | Проводится в установленные порядком проведения инвентapизaции сроки |
Внеплановая | Проводится по решению руководителя организации вне утвержденного плана для обеспечения дополнительного контроля над сохранностью отдельных видов имущества, либо необходимость ее проведения предусмотрена законодательством | |
По степени охвата | Полная | Инвeнтаризaции подвергаются все объекты имущества и обязательств |
Частичная | Проверке подлежит один или несколько видов имущества и обязательств | |
По методу проведения | Натуральная | Состоит в непосредственном наблюдении объектов и определении их количества путем подсчета, взвешивания, обмера и тому подобное |
Документальная | Состоит в проверке документального подтверждения наличия объектов |
В чем отличие ревизии от инвентаризации?
Как показывает практика, инвентapизацию часто путают с ревизией. Напоминаем Вам:
Ревизия выявляет данные указывающие на признаки нарушений и преступлений. (Читайте нашу статью «О воровстве и мошенничестве», если хотите минимизировать свои потери!)
Инвeнтapизация – это пpoверка наличия имущества организации и состояние ее финансовых обязательств на определенную дату путем сличения фактических данных с данными бухгалтерского учете. (Читайте реальную практику в статье о «подводных камнях» при пpoвeдении инвентaризaции)
Особо о внезапной (внеплановой) инвентаризации
В последнее время получила распространение внезапная (разновидность внеплановой) инвентapизация. Обычно это инвeнтаризaция товарно-материальных ценностей (ТМЦ). Она проводится, как правило, при наличии серьезных фактов свидетельствующих о нарушении режима хранения и как следствии хищений и махинаций. Главное условие проведения внезапной инвeнтaризации — это конфиденциальность и неожиданность. При проведении такой инвентapизaции редко привлекаются сотрудники предприятия. По времени такая инвентаpизaция как правило длится не более одного рабочего дня.
- Перед проведением инвeнтaризации руководитель предприятия издает приказ о проведении инвентapизации. Материально ответственные лица обязаны присутствовать при проведении инвeнтapизaции.
- В случае отказа подписания результатов инвентaризaции материально-ответственным лицом, составляется акт об отказе подписания. Материально-ответственное лицо может написать свои замечания по поводу проведения инвeнтаризации.
- При проведении инвeнтаризации желательно, чтобы велась видеосъемка.
В каких случаях обязательно проведение инвентаризации?
- перед составлением годовой бухгалтерской отчетности;
- при смене материально-ответственных лиц;
- при передаче имущества организации в аренду, выкупе, продаже;
- при преобразовании государственного или муниципального предприятия;
- в случаях хищения, злоупотребления и порчи имущества;
- при ликвидации, реорганизации организации;
- в случаях стихийных бедствий, пожаров, аварий.
Как организовать проведение инвентаризации?
В целях соблюдения легитимности, достоверности результатов, эффективности проведения инвентapизaции необходимо правильно организовать процедуру ее проведения.
- Необходимо, чтобы руководитель издал правильно оформленный приказ о проведении инвентapизации. Во избежание проблем наши
специалисты подготовят или помогут подготовить приказ руководителю организации после заключения договора на проведение инвентaризации. - Руководитель организации должен обеспечить условия для полной и точной проверки фактического наличия имущества в установленные сроки; предоставить работников, мерную тару и инвентарь для перемеривания, взвешивания, перемещения грузов, измерительные и контрольные приборы.
- Материально-ответственное лицо перед проведением инвeнтаризации должно подготовить все материальные ценности (рассортировать), оформить все приемные и расходные документы.
- Обеспечивается присутствие материально-ответственных лиц.
- Подготовить все необходимые документы (паспорта, техпаспорта и т.д.) на здания, сооружения, оборудование, транспортные средства и т.д.
Распространенные ошибки при проведении инвентаризации
Большинство нарушений при проведении инвентapизации связаны с несоблюдением требований законодательства по оформлению инвeнтаризационных описей и нормативных документов регламентирующих порядок ее проведения:
- Приказ руководителя на проведение инвентaризaции отсутствует либо оформлен с существенными нарушениями требований законодательства (не указаны сроки проведения инвeнтapизации, состав комиссии, перечень имущества).
- При проведении инвeнтаризaции отсутствуют материально-ответственные лица. С некоторыми из них не заключены договора о материальной ответственности.
- Инвентаpизaция некоторых объектов и участков происходит со слов материально-ответственных лиц и работников предприятия.
- Заполняются не все графы в инвeнтаризационных описях
- Вносимые изменения должны быть отражены во всех экземплярах инвентaизационных описей и подписаны всеми членами комиссии
- Отсутствие контроля поступления и выбытия материальных ценностей во время проведения инвeнтapизации
- В случае перерыва в проведении инвeнтаризации (ночь, обед) склады должны быть опечатаны, а инвентapизационные описи должны храниться в сейфе или другом недоступном месте.
- У материально-ответственных лиц не взяты расписки о том, что все приходные и расходные документы представлены в бухгалтерию.
- Инвeнтaризационная опись составлена в одном экземпляре.
- Документально подтверждено отсутствие хотя бы одного члена комиссии во время проведения инвентaризaции.
Результаты инвентаризации
Наши специалисты готовы предоставить заказчикам результаты в следующих формах:
- Данные в случае автоматизированной инвeнтaризации предоставляются через 15 минут после завершения пересчета и сверки в формате согласованном с заказчиком.
- Инвентapизационные описи (при необходимости сличительные ведомости) по унифицированной форме в печатном и электронном виде.
- Инвентаpизационные описи под конкретные требования заказчика с необходимой информацией для принятия решения (например срок годности группы единиц).
- Электронные таблицы необходимые для автоматизации учета инвeнтаризaции по удобной для заказчика форме.
По результатам инвeнтаризации могут быть выявлены:
- недостачи;
- излишки (неучтенное имущество);
- затоваривания складов;
- наличие бракованной или испорченной продукции;
- фактическое местонахождение имущества.
Данные факты могут быть следствием халатности, неэффективного управления, а так же намеренных злоупотреблений и являться основанием для проведения расследования, установления виновных лиц, увольнение недобросовестных и неэффективных сотрудников, привлечение их к ответственности, в т.ч. и к уголовной. Кроме этого по
результатам инвeнтаpизации проводится ревизия и восстановление бухгалтерского учета.