Все об инвентаризации

Виды Инвентаризации

 

В чем отличие ревизии от инвентаризации?

 
Как показывает практика, инвентapизацию часто путают с ревизией. Напоминаем Вам:
 
Ревизия выявляет данные указывающие на признаки нарушений и преступлений. (Читайте  нашу статью «О воровстве и мошенничестве«, если хотите минимизировать свои потери!)
 
Инвeнтapизация – это пpoверка наличия имущества организации и состояние ее финансовых обязательств на определенную дату путем сличения фактических данных с данными бухгалтерского учете. (Читайте реальную практику в статье о «подводных камнях» при пpoвeдении инвентaризaции)

Особо о внезапной (внеплановой) инвентаризации

 
В последнее время получила распространение внезапная (разновидность внеплановой) инвентapизация. Обычно это инвeнтаризaция товарно-материальных ценностей (ТМЦ). Она проводится, как правило, при наличии серьезных фактов свидетельствующих о нарушении режима хранения и как следствии хищений и махинаций. Главное условие проведения внезапной инвeнтaризации — это конфиденциальность и неожиданность. При проведении такой инвентapизaции редко привлекаются сотрудники предприятия. По времени такая инвентаpизaция как правило длится не более одного рабочего дня.

• Перед проведением инвeнтaризации руководитель предприятия издает приказ о проведении инвентapизации. Материально ответственные лица обязаны присутствовать при проведении инвeнтapизaции.
• В случае отказа подписания результатов инвентaризaции материально-ответственным лицом, составляется акт об отказе подписания. Материально-ответственное лицо может написать свои замечания по поводу проведения инвeнтаризации.
• При проведении инвeнтаризации желательно, чтобы велась видеосъемка.

В каких случаях обязательно проведение инвентаризации?

 

• перед составлением годовой бухгалтерской отчетности;
• при смене материально-ответственных лиц;
• при передаче имущества организации в аренду, выкупе, продаже;
• при преобразовании государственного или муниципального предприятия;
• в случаях хищения, злоупотребления и порчи имущества;
• при ликвидации, реорганизации организации;
• в случаях стихийных бедствий, пожаров, аварий.

Как организовать проведение инвентаризации?

 
В целях соблюдения легитимности, достоверности результатов, эффективности проведения инвентapизaции необходимо правильно организовать процедуру ее проведения.

• Необходимо, чтобы руководитель издал правильно оформленный приказ о проведении инвентapизации. Во избежание проблем наши
  специалисты подготовят или помогут подготовить приказ руководителю организации после заключения договора на проведение инвентaризации.
• Руководитель организации должен обеспечить условия для полной и точной проверки фактического наличия имущества в установленные сроки; предоставить работников, мерную тару и инвентарь для перемеривания, взвешивания, перемещения грузов, измерительные и контрольные приборы.
• Материально-ответственное лицо перед проведением инвeнтаризации должно подготовить все материальные ценности (рассортировать), оформить все приемные и расходные документы.
• Обеспечивается присутствие материально-ответственных лиц.
• Подготовить все необходимые документы (паспорта, техпаспорта и т.д.) на здания, сооружения, оборудование, транспортные средства и т.д.

Распространенные ошибки при проведении инвентаризации

 
Большинство нарушений при проведении инвентapизации связаны с несоблюдением требований законодательства по оформлению инвeнтаризационных описей и нормативных документов регламентирующих порядок ее проведения:

• Приказ руководителя на проведение инвентaризaции отсутствует либо оформлен с существенными нарушениями требований законодательства (не указаны сроки проведения инвeнтapизации, состав комиссии, перечень имущества).
• При проведении инвeнтаризaции отсутствуют материально-ответственные лица. С некоторыми из них не заключены договора о материальной ответственности.
• Инвентаpизaция некоторых объектов и участков происходит со слов материально-ответственных лиц и работников предприятия.
• Заполняются не все графы в инвeнтаризационных описях
• Вносимые изменения должны быть отражены во всех экземплярах инвентaизационных описей и подписаны всеми членами комиссии
• Отсутствие контроля поступления и выбытия материальных ценностей во время проведения инвeнтapизации
• В случае перерыва в проведении инвeнтаризации (ночь, обед) склады должны быть опечатаны, а инвентapизационные описи должны храниться в сейфе или другом недоступном месте.
• У материально-ответственных лиц не взяты расписки о том, что все приходные и расходные документы представлены в бухгалтерию.
• Инвeнтaризационная опись составлена в одном экземпляре.
• Документально подтверждено отсутствие хотя бы одного члена комиссии во время проведения инвентaризaции.

Результаты инвентаризации

 
Наши специалисты готовы предоставить заказчикам результаты в следующих формах:

• Данные в случае автоматизированной инвeнтaризации предоставляются через 15 минут после завершения пересчета и сверки в формате согласованном с заказчиком.
• Инвентapизационные описи (при необходимости сличительные ведомости) по унифицированной форме в печатном и электронном виде.
• Инвентаpизационные описи под конкретные требования заказчика с необходимой информацией для принятия решения  (например срок годности группы единиц).
• Электронные таблицы необходимые для автоматизации учета инвeнтаризaции по удобной для заказчика форме.

По результатам инвeнтаризации могут быть выявлены:

• недостачи;
• излишки (неучтенное имущество);
• затоваривания складов;
• наличие бракованной или испорченной продукции;
• фактическое местонахождение имущества.

Данные факты могут быть следствием халатности, неэффективного управления, а так же намеренных злоупотреблений и являться основанием для проведения расследования, установления виновных лиц, увольнение недобросовестных и неэффективных сотрудников, привлечение их к ответственности, в т.ч. и к уголовной. Кроме этого по
результатам инвeнтаpизации проводится ревизия и восстановление бухгалтерского учета.

Признаки фиктивной инвентаризации

— Большое количество инвентаризируемого материала, товаров, объектов проводится за очень короткое время, буквально за несколько часов. Иногда это бывает даже в праздничные дни или накануне их.- Люди, подписывающие инвентаризационные описи (акты инвентаризации), отсутствовали на объекте инвентаризации во время ее проведения. По документам той же организации, в это время они были в больнице, отпуске или в командировке.

— Инвентаризационные описи иногда переписываются один в один с описей прошлых лет без учета изменений.

— Подписи членов комиссии написаны одним почерком. Эти люди, как правило, не участвовали в ней или, не подписывали сами акты инвентаризации.

— Дата приказа на проведение инвентаризации – позже, чем подписанный акт о ее проведении. Обычно это бывает, когда ведомости просто переписываются с предыдущих периодов.

— В комиссию по инвентаризации включают сотрудников, которые в период проведения инвентаризации еще не работали. Зимой проводили инвентаризацию тех объектов, которые из-за погодных условий провести по факту было нереально (например, занесло снегом). Были случаи, когда в инвентаризацию вносилось имущество, которое фактически находилось на другом складе или объекте.

Признаки, свидетельствующие о формальном проведении инвентаризации, обычно видны невооруженным глазом, так как люди, заполняющие инвентаризационные ведомости, даже к такому варианту оформления процедуры подходят безответственно. Они не утруждаются даже создать видимость реального проведения процедуры.